Bewerbung per E-Mail: Betreff, Text & Anhang richtig machen

Betreff, Mailtext, Dateiformat und Größe – so kommt deine Bewerbung digital richtig an.

Die meisten Bewerbungen laufen heute per Mail oder über ein Onlineportal. Das wirkt unkompliziert, hat aber eigene Regeln – und weil der Versand so schnell geht, passieren dabei die vermeidbarsten Fehler.

Die Absenderadresse

Verwende eine Adresse aus Vor- und Nachname, etwa max.mustermann@… Spitznamen, Zahlenkombinationen oder Adressen aus der Schulzeit wirken unprofessionell und sind die erste Information, die der Empfänger von dir sieht.

Verschicke Bewerbungen nie über die Mailadresse deines aktuellen Arbeitgebers. Das wirkt unloyal und wird auch so gelesen.

Der Betreff

Er entscheidet, ob deine Mail im vollen Posteingang richtig zugeordnet wird. Nenne die Stellenbezeichnung und, falls vorhanden, die Kennziffer:

Bewerbung als Industriekauffrau im Einkauf, Kennziffer 2026-114

Vermeide „Bewerbung", „Meine Unterlagen" oder einen leeren Betreff. Und schreibe nicht in Großbuchstaben.

Der Mailtext

Hier gibt es zwei gängige Varianten:

Kurzes Begleitschreiben, Anschreiben im PDF. Das ist der Normalfall. Drei bis fünf Sätze: Anrede mit Namen, worauf du dich bewirbst, Hinweis auf die Anlage, Grußformel mit deinen Kontaktdaten.

„Sehr geehrte Frau Berger,
auf Ihre Ausschreibung als Industriekauffrau im Einkauf bewerbe ich mich gern. Meine vollständigen Unterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen finden Sie im angehängten PDF.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann"

Anschreiben direkt in der Mail. Möglich, wenn die Ausschreibung es nahelegt. Dann entfällt das Anschreiben als separates Dokument – doppelt sollte es nicht auftauchen.

Leer lassen solltest du den Mailtext nie. Eine Mail nur mit Anhang wirkt, als hättest du dir keine Mühe gegeben.

Der Anhang

• Eine einzige PDF-Datei mit allen Unterlagen in der richtigen Reihenfolge.
• Sinnvoller Dateiname: Bewerbung_Mustermann_Max_Einkauf.pdf
• Maximal 5 bis 10 Megabyte. Größere Anhänge werden von manchen Systemen abgewiesen.
• Nie Word-Dateien – das Layout verschiebt sich, und der Text lässt sich verändern.
• Keine ZIP-Archive und keine Cloud-Links. Beides wird in vielen Unternehmen aus Sicherheitsgründen blockiert.

Dateigröße reduzieren

Eingescannte Zeugnisse sind der häufigste Grund für zu große Dateien. Scanne Textdokumente in 150 bis 200 dpi und in Graustufen statt in Farbe. Das reicht völlig und reduziert die Größe erheblich.

Vor dem Absenden prüfen

• Ist der Anhang wirklich dran? Der Klassiker unter den Pannen.
• Stimmen Firmenname und Ansprechpartner – in der Mail und im Anschreiben?
• Öffnet sich das PDF korrekt? Schick es dir selbst und öffne es auf dem Handy.
• Ist eine Signatur mit Telefonnummer vorhanden?
• Sind alle geforderten Angaben enthalten, etwa Gehaltsvorstellung oder Eintrittstermin?

Wann du verschicken solltest

Ein Versand während der üblichen Arbeitszeit wirkt am unauffälligsten. Nachts um drei verschickte Bewerbungen fallen auf, allerdings nicht im positiven Sinn. Zeitlich planen kannst du das in den meisten Mailprogrammen.

Bewerbungsportale

Bei größeren Unternehmen läuft der Versand oft über ein Portal. Dort werden Felder häufig automatisch aus deinem Lebenslauf befüllt – prüfe diese Vorbelegung immer nach, die automatische Erkennung liegt regelmäßig daneben. Lade zusätzlich das vollständige PDF hoch, wenn das Portal es zulässt.

Nachfassen

Wenn nach zwei bis drei Wochen keine Reaktion kommt, ist eine kurze, höfliche Nachfrage per Mail üblich und wird selten negativ aufgenommen. Ein Satz genügt: Interesse an der Stelle bekräftigen, nach dem Stand fragen.

Welche Unterlagen in welcher Reihenfolge in das PDF gehören, steht unter Aufbau einer Bewerbung.